Wil je jouw administratie aanleveren bij jouw accountant? Controleer deze dan eerst voordat je het verstuurt. In deze blog lees je hoe je in 10 stappen uw administratie controleert.
Een voorwaarde om jouw financiële administratie goed te kunnen controleren, is een juiste beginbalans. Weet je niet of de beginbalans juist is? Laat jouw adviseur met u meekijken.
De 10 stappen zijn als volgt:
1. Draai balans en resultatenrekening uit
2. Controleer bank- en kassaldo
3. Controleer openstaande debiteuren-, crediteuren- en voorraadlijst
4. Controleer de balanspost omzet- en loonbelasting
5. Controleer of de vordering/schuld op balans terecht is
6. Controleer of tussenposten op nihil uitkomen
7. Vergelijk resultatenrekening met voorgaand jaar
8. Controleer de personeelskosten in de resultatenrekening
9. Controleer geboekte investeringen
10. Controleer rekening-courant posities
Draai allereerst een balans en resultatenrekening uit jouw administratie. Deze cijfers kun je controleren met de onderliggende stukken. In de vervolgstappen wordt duidelijk wat we met deze onderliggende stukken bedoelen.
Pak de bankafschriften van de bank erbij en controleer of het saldo op het bankafschrift overeenkomt met het saldo op de grootboekrekening van de betreffende bank die op de balans staat vermeld.
Hetzelfde geldt voor de kas. Controleer of het saldo in het kasboek overeenkomt met het saldo op de grootboekrekening van de kas. Ook de grootboekrekening van de kas staat vermeld op de balans.
Draai een openstaande debiteuren-, crediteuren- en voorraadlijst uit. Controleer allereerst of het saldo van de lijsten overeenkomt met het saldo van de grootboekrekening die staat vermeld op de balans.
Loop vervolgens de lijsten door op bijzonderheden. Denk bijvoorbeeld aan minbedragen en aan oudere posten. Ga voor uzelf na of het terecht is dat de betreffende post nog op de lijst voorkomt.
Moet je omzet- en/of loonbelasting afdragen? Controleer dan of het saldo op de balans afloopt in de volgende periode.
Stel: je dient een aangifte omzetbelasting over het vierde kwartaal in van € 10.000 (te betalen). Dit zou betekenen dat op 31 december jouw schuldpositie van de omzetbelasting € 10.000 bedraagt. Vervolgens betaal je in januari daadwerkelijk de € 10.000 aan de belastingdienst. De schuldpositie loopt dus af in de volgende periode.
Hoe ontstaan er dan verschillen? Verschillen kunnen bijvoorbeeld ontstaan door boetes en/of rente die de belastingdienst berekent als de aangifte niet tijdig wordt ingediend of betaald. De boetes en rente moeten we corrigeren naar de kosten in de resultatenrekening.
Heb je vorderingen en/of schulden op de balans staan? Ga dan na of de vordering/schuld op de balans terecht is. Controleer bij een langlopende vordering/schuld of het saldo overeenkomt met het aflossingsschema of hetgeen in de overeenkomst vermeld staat.
Controleer daarnaast of de ontvangen/betaalde rente juist en volledig is geboekt in jouw administratie. Controleer je de rente over een heel jaar? Dan zie je waarschijnlijk twaalf maandelijkse termijnen terugkomen. Zie je maar elf termijnen? Dan is één termijn waarschijnlijk verkeerd geboekt.
Controleer of tussenrekeningen, zoals kruisposten en vraagposten, op nihil uitkomen. Als je even niet weet welke grootboekrekening je moet gebruiken, kan het handig zijn om de grootboekrekening vraagposten te gebruiken. Probeer deze boeking achteraf wel weer te corrigeren.
Weet je alsnog niet welke grootboekrekening je moet gebruiken? Neem dan contact op met jouw adviseur.
Draai de resultatenrekening van het huidige jaar uit en vergelijk deze met de resultatenrekening van het voorgaande jaar. Als je hierin afwijkingen ziet, is het goed om na te gaan of je dit kunt verklaren. Klopt jouw beeld niet met de cijfers? Dan kan het zo maar zijn dat iets niet goed geboekt is. Controleer en corrigeer als dat nodig is.
Heb je personeel in dienst? Controleer dan met de cumulatieve loonjournaalpost of de bedragen overeenkomen met de bedragen in de resultatenrekening. Als hierin verschillen zitten dan is waarschijnlijk één van de loonjournaalposten niet goed ingeboekt.
Wist je overigens dat in veel gevallen de loonjournaalpost automatisch ingelezen kan worden? Neem contact op met jouw adviseur om te kijken of dit ook mogelijk is bij jouw boekhoudpakket.
Een bedrijfsmiddel kun je aanmerken als investering als het bedrag hoger is dan € 450. Controleer of de geboekte investeringen hieraan voldoen. Is dit niet het geval? Dan moet je het bedrag corrigeren naar de kosten. De grootboekrekening kleine aanschaf inventaris is dan een voor de hand liggende optie.
Bekijk het ook van de andere kant. Mogelijk staan er investeringen tussen de kosten. Bijkomstig voordeel is dat je mogelijk een hogere investeringsaftrek kan claimen, waardoor je uiteindelijk minder belasting betaalt.
Boek je de administratie voor een groep met meerdere BV’s? Controleer dan of de rekening-courant posities onderling aansluiten.
We raden je aan om jouw financiële administratie periodiek (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal) te controleren. Je kunt zich wel voorstellen dat als in januari er iets niet klopt, het moeilijk is om te achterhalen waar het in het voorgaande jaar precies is misgegaan.
Heb je vragen over het controleren van jouw administratie? Of wil je hulp bij het uitvoeren van een bepaalde stap? Reageer onder deze blog of neem gerust contact met ons op.