Veel bedrijven maken gebruik van systemen waar documenten worden opgeslagen. Maak in je software een subsidieproject aan en archiveer alle documenten die te maken hebben met het project. Op deze manier kun je altijd snel bij de relevante informatie. Denk aan:

• Aantekeningen van overleggen
• Technische tekeningen
• E-mails
• Offertes
• Facturen

Let op! Je kan beter te veel informatie in het dossier archiveren dan te weinig.

Als je in je bedrijf standaard werkt met een projectadministratie voor je projecten, ken dan aan het project waarvoor subsidie is aangevraagd ook je subsidieprojectnummer toe. Op die manier heb je alle uren en documenten in één keer goed geadministreerd. Dit scheelt je veel tijd en het voorkomt dat je gegevens moet overtypen. Bovendien kost de subsidieadministratie je dan veel minder moeite.

In subsidieprojecten wordt vaak intern en extern samengewerkt. Er zijn dus verschillende medewerkers en partners betrokken die hun verantwoordingen moeten vastleggen. Maak één medewerker hiervoor verantwoordelijk. Dat kan bijvoorbeeld een projectleider of administrateur zijn.

Voorkom dat je achteraf overal documenten en uren moet verzamelen en werk de projectadministratie dagelijks bij. Op deze manier ontstaat je projectdossier organisch en hoef je er niet veel bij na te denken. Bovendien is dit vaak een eis van de subsidieverstrekker, dus je voldoet automatisch aan die eis.

Bijna altijd is er sprake van het indienen van eindrapportages en soms ook van tussenrapportages. Deze datums staan in de verleningsbeschikking. Leg deze direct vast in je agenda en in die van de intern aangewezen verantwoordelijke.

Tip! Je kunt ook zes weken voor de deadline een extra herinnering in je agenda zetten, zodat je niet in tijdnood komt op het laatste moment.