AVG

Vanaf 25 mei 2018 is de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) van toepassing. Alle ondernemers in de EU moeten vanaf dat moment aan een aantal verplichtingen voldoen. Maar waaraan precies? En hoe?

Voor onze klanten en relaties organiseerden we maar liefst 15 seminars over de AVG. De aanmeldingen stroomden binnen en onze arbeidsrechtspecialisten praatten ruim 600 organisaties bij over dit onderwerp. Ook deelden we in de afgelopen tijd nieuwsberichten over de AVG en stelden we de whitepaper AVG op met daarin een overzicht van de verplichtingen waar je als ondernemer niet omheen kunt.

Hoe gaat de Jong & Laan om met de AVG?

Naast dat wij andere ondernemers adviseren, moeten wij natuurlijk ook zelf AVG-proof zijn zodat voor onze klanten duidelijk is dat wij het beschermen van hun gegevens en die van hun medewerkers, net als nu al, hoog in ons vaandel hebben. We geven je graag inzicht in een aantal van onze acties.

• We brengen in kaart welke samenwerkingen wij hebben met onze (software)leveranciers, welke verschillende posities wij hebben ten aanzien van hen en de overeenkomsten over het verwerken, uitwisselen en opslaan van persoonsgegevens die we volgens de AVG met hen moeten hebben.
• We maken een verwerkersovereenkomst die we vanuit de Jong & Laan uniform hanteren voor onze klanten.
• We brengen de verschillende ‘verwerkingsactiviteiten’ in kaart, zowel voor de interne organisatie als de externe dienstverlening. Uiteindelijk kunnen we hiermee het vereiste verwerkingsregister opstellen en bijhouden.
• We beoordelen de bewaartermijnen van persoonsgegevens.
• We beoordelen de communicatiemiddelen en passen waar nodig de veiligheid hiervan aan (we gaan bijvoorbeeld meer gegevens uploaden in plaats van versturen via mail).
• We passen onze algemene voorwaarden en privacyverklaring waar nodig aan.
• We stellen een privacybeleid op.

Kortom; we kunnen aantonen dat we volgens de AVG handelen.

Hoe pakken we dit aan richting klanten?

De AVG brengt nogal wat teweeg. Zoals ook in de media te lezen is, is de wetgeving niet op alle onderdelen even concreet. Dat maakt dat het beantwoorden van vragen soms minder eenduidig is dan wij wensen. In ieder geval zijn  duidelijke afspraken nodig over de persoonsgegevens die we verwerken en dat doen we op basis van een overeenkomst. De AVG schrijft voor dat er een verwerkersovereenkomst wordt gesloten in die situaties waarin dat nodig is. Wij informeren onze klanten hierover:

• Wat onze relatie is in het kader van de AVG (verwerker/verwerkingsverantwoordelijke);
• hoe wij daar als organisatie mee omgaan;
• de verwerkersovereenkomst ter accordering.