Op de eerste werkdag kan je de volgende stappen doorlopen: Kennismaking met het team. Rondleiding door het kantoor. Introductie van mentor of 'buddy': een mentor of buddy kan worden toegewezen aan de nieuwe medewerker om hem of haar te helpen bij de onboarding en te ondersteunen bij eventuele vragen of problemen. Training: de nieuwe medewerker kan worden getraind in de verschillende aspecten van hun werk, zoals klantenservice, producttraining, verkoop- of marketingtraining en andere relevante trainingen.

Tijdens de eerste en tweede week kan de focus liggen op: Het leren werken met de systemen. Procedures en werkwijzen eigen maken. Veiligheidsvoorschriften. Kennismaken met collega’s binnen en buiten het team. Wekelijks overleg om de voortgang te bewaken.

Zo zorg je voor een warm bad voor je nieuwe collega

Hoe bied je een nieuwe collega een goede begeleiding als je (te) weinig tijd hebt? Door tóch tijd vrij te maken. Dat klinkt wat tegenstrijdig, maar als je één keer goed investeert, heb je daar een heel lange tijd profijt van. Een goede voorbereiding is daarbij het halve werk. Wij nemen je mee in hoe je zorgt voor een goede onboarding voor jouw nieuwe werknemer.

Home
Blogs
Een goede onboarding

Deel deze pagina

Een goede onboarding is het halve werk!

10 mei 2023

Personeel

Het voelt soms dubbel: enerzijds staan we te springen om versterking en anderzijds deinzen we terug voor de tijd en aandacht die een nieuwe collega vraagt. Want laten we eerlijk zijn: het vergt toch eerst een investering in tijd en aandacht voordat het nieuwe talent 'productief' is.

Toch is het belangrijk om in die eerste periode wel tijd vrij te maken voor een goede begeleiding. Anders loop je het risico dat iemand vroegtijdig vertrekt. En dat is zonde, want het kost meer om een nieuwe collega aan te trekken dan een bestaande collega te behouden.

Nu hoor ik je denken: "Hoe kunnen we dan een goede begeleiding bieden als we te weinig tijd hebben?" Door het onboarding programma goed uit te werken.

STAP 1: werk een onboarding programma uit

Maak een onboarding programma (ook wel draaiboek, roadmap of checklist genoemd) voor je nieuwe collega. Zo weet deze precies wat hem/haar te wachten staat tijdens de eerste weken.

Hieronder is in kaart gebracht wat onder andere in het onboarding programma kan worden opgenomen.

Onboarding programma

Bedrijfsinformatie en -cultuur

Het onboarding programma moet informatie bieden over het bedrijf en de cultuur, inclusief de missie, visie, kernwaarden en bedrijfsdoelstellingen. Dit kan helpen om nieuwe medewerkers een beter beeld te geven van het bedrijf en waar het voor staat.

Functiebeschrijving en verwachtingen

Nieuwe medewerkers moeten een duidelijk beeld hebben van hun functiebeschrijving, taken en verantwoordelijkheden. Dit kan helpen om hen te helpen begrijpen wat er van hen wordt verwacht en hoe ze kunnen bijdragen aan het succes van het bedrijf.

Training en ontwikkeling

Het onboarding programma kan trainings- en ontwikkelingsmogelijkheden bieden, zodat nieuwe medewerkers hun vaardigheden en kennis kunnen verbeteren. Dit kan bestaan uit formele trainingssessies, mentorschap of coaching.

Informatie over de werkplek

Het onboarding programma moet informatie bieden over de werkplek, inclusief veiligheidsprocedures, arbeidsvoorwaarden en voordelen, faciliteiten en regels.

Feedback en evaluatie

Nieuwe medewerkers kunnen regelmatig feedback krijgen over hun prestaties en hun inspanningen om zich te integreren in het bedrijf. Dit kan helpen om hen te begeleiden en hen aan te moedigen om hun werk te verbeteren.

Eenmalige investering

Als je een onboarding programma klaar hebt voor de start van een nieuwe collega, dan is het alleen nog een kwestie van ‘wie doet wat’. Klinkt simpel he? Het vergt wel een eenmalige investering om een passend en vooral aantrekkelijk programma te maken.

Tip! Betrek het gehele MT

Ontwikkel een organisatiebreed onboarding programma, dat voor iedere nieuwe collega van toepassing is, met het gehele MT. De betreffende afdelingsmanager kan eventueel per functie een aanvulling hierop ontwikkelen.

Op deze manier maak je het programma belangrijk en krijg je commitment. De leidinggevenden binnen een organisatie zijn namelijk verantwoordelijk voor de goede start van een nieuwe collega. Zij betrekken hun team bij de onboarding, zodat het voor niemand een verrassing kan zijn wat er in de eerste paar weken gebeurt.

STAP 2: Deel de onboarding op in fases

Deel het onboarding traject in volgens de verschillende fasen die de nieuwe collega doorloopt. De fasen zijn hieronder opgesomd.

Fases onboarding

Voor de start (pre-boarding)

Voor de start van de eerste werkdag kan je denken aan het volgende:

Welkomstmail: de mail kan informatie bevatten over de startdatum, werktijden, locatie, een beschrijving van de functie en wat de nieuwe medewerker kan verwachten op hun eerste werkdag.
Bedrijfsinformatie: de nieuwe medewerker kan toegang krijgen tot bedrijfsinformatie, zoals de missie, visie, kernwaarden, bedrijfsgeschiedenis, organisatiestructuur en informatie over de branche waarin het bedrijf actief is.
Technologie: de nieuwe medewerker kan toegang krijgen tot de technologie die hij of zij nodig heeft om het werk uit te voeren, zoals e-mail, software en andere systemen. Het is ook belangrijk om eventuele problemen met de technologie op te lossen voordat de nieuwe medewerker begint.
Administratieve taken: administratieve taken, zoals het invullen van formulieren voor belastingen, sociale zekerheid en het verstrekken van persoonlijke gegevens kunnen worden afgehandeld voordat de nieuwe medewerker begint met werken.
Sociale media: bedrijven kunnen de nieuwe medewerker volgen op sociale media en ze voorstellen aan collega's via sociale mediaplatforms, zoals LinkedIn.
Bedrijfscultuur: het is belangrijk om de nieuwe medewerker kennis te laten maken met de bedrijfscultuur. Dit kan worden gedaan door informatie te verstrekken over bedrijfsevenementen, initiatieven, sociale activiteiten en andere relevante informatie.

De eerste werkdag

Op de eerste werkdag kan je de volgende stappen doorlopen:

Kennismaking met het team.
Rondleiding door het kantoor.
Introductie van mentor of 'buddy': een mentor of buddy kan worden toegewezen aan de nieuwe medewerker om hem of haar te helpen bij de onboarding en te ondersteunen bij eventuele vragen of problemen.
Training: de nieuwe medewerker kan worden getraind in de verschillende aspecten van hun werk, zoals klantenservice, producttraining, verkoop- of marketingtraining en andere relevante trainingen.

De eerste 2 weken

Tijdens de eerste en tweede week kan de focus liggen op:

Het leren werken met de systemen.
Procedures en werkwijzen eigen maken.
Veiligheidsvoorschriften.
Kennismaken met collega’s binnen en buiten het team.
Wekelijks overleg om de voortgang te bewaken.

Na de eerste maand (einde proeftijd)

Op dit moment kan je eventueel kiezen voor een proeftijdgesprek óf een planning en voorbereiding voor de komende maanden.

Na de 2e/3e maand

Vraag om feedback bij je medewerker (tips en tops). Hoe heeft de nieuwe collega de onboarding ervaren?

Tip! Verdeel de lasten

Verdeel de lasten. Wanneer een nieuwe collega start, zorg er dan tijdig voor dat degene die deze collega begeleidt zijn werkzaamheden voor een deel kan overdragen. Dat vergt afstemming en goed leiderschap. Het kan niet zo zijn dat wanneer je iemand inwerkt, je eigen werk zich opstapelt. Op die manier blijven we de begeleiding als een 'last' zien. En je zou het juist als een kans moeten zien.

Maak het leuk

Maak het leuk. De nieuweling staat tijdens de eerste weken continu 'aan'. Alles is nieuw, dus dat vergt ontzettend veel energie. Vermijd urenlange e-learnings of personeelshandboeken; dat zorgt niet voor de 'fun-factor'. Zorg voor afwisseling wat betreft het vakinhoudelijke en het sociale deel. Ga samen op bezoek bij een klant, organiseer een tafelvoetbaltoernooi of doe iets gezelligs met de lunch. Je wilt bovendien dat je nieuwe collega thuiskomt en enthousiast vertelt wat hij of zij allemaal heeft meegemaakt tijdens de kennismaking met jouw organisatie. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn; zo lang het maar leuk is!

Wees welkom

Bij het maken van een onboarding programma is het in ieder geval belangrijk dat iemand zich welkom voelt en dat je laat zien dat je er aandacht aan besteedt. Goede voorbereiding levert niet alleen een enthousiaste nieuwe collega op, het zorgt ook voor rust en duidelijkheid bij je bestaande collega’s. Een win-win situatie!

Heb je nog vragen? Of wil je meer weten hoe je een goed onboarding programma maakt? Neem gerust contact met mij op of reageer onder deze blog.