Om het bovenstaande te voorkomen, is het belangrijk dat u voldoende bewijs heeft. Ik geef u hieronder een aantal tips om dit te verwezenlijken.

1. Maak bij indiensttreding een personeelsdossier aan.

Bewaar hierin onder andere de arbeidsovereenkomst en eventuele overige afspraken.

Leg in dit dossier ook duidelijk de functie- en taakomschrijving van de medewerker vast (welke door de medewerker is ondertekend) en zorg dat deze actueel blijft.

2. Bespreek het disfunctioneren tijdig met de medewerker.

Voer tenminste twee keer per jaar een gesprek met uw medewerkers. Denkt u hierbij aan functionerings- en beoordelingsgesprekken.

3. Plan als het nodig is een extra gesprek in.

Maak een verslaggeving van deze gesprekken en laat de medewerker deze voor akkoord ondertekenen.

Uit de verslaglegging moet zo concreet mogelijk blijken waar het disfunctioneren van de medewerker uit bestaat en waarom dit van negatieve invloed is op zijn of haar functie.

Stel ook zo concreet mogelijk vast wat er van de medewerker wordt verwacht om dit functioneren te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het behalen van bepaalde targets. Plan een tussentijdse evaluatie in om te zien hoe het gaat.

Constateert u tussentijds dat de medewerker zich niet aan bepaalde regels houdt? Komt de medewerker bijvoorbeeld alweer te laat? Geef dan niet alleen mondeling, maar ook schriftelijk een waarschuwing en voeg deze toe aan het dossier.

4. Stel een verbeterplan op.

Is het functioneren na enige tijd niet verbeterd of nog steeds onder de maat? Stel dan een verbeterplan op. Doe dit in overleg met de medewerker en laat hem of haar deze voor akkoord ondertekenen.

Zorg dat in dit verbeterplan een redelijke termijn wordt vastgelegd waarin het functioneren moet zijn verbeterd. Wat u onder ‘een redelijke termijn’ moet verstaan, verschilt per situatie.

Leg in dit verbeterplan ook vast wat u gaat doen om de medewerker te helpen. Denk bijvoorbeeld aan het laten volgen van een passende training of cursus, of het starten van een coachingstraject. Spreek ook tussentijdse evaluaties af om het verbeterplan te bespreken.

Tot slot: leg schriftelijk vast wat de gevolgen zijn wanneer de medewerker niet of onvoldoende verbetert. Noteer bijvoorbeeld dat u in dat geval de arbeidsovereenkomst met hem of haar beëindigt.

5. Monitor het gedrag van de medewerker.

Monitor het gedrag van de medewerker gedurende de periode van het verbeterplan. Welke afspraken worden wel of niet nagekomen? Op welke punten is de medewerker wel of niet verbeterd? Bespreek dit tijdens de tussentijdse evaluaties en bevestig deze schriftelijk per e-mail.

Heeft u vragen over dit onderwerp of kunnen wij u bij een dergelijk proces helpen? Neem gerust contact met ons op.