Voor ambtenaren die een dienstreis maken, geldt volgens hun cao Rijk een eigen regeling over de vergoeding van logieskosten. Je mag deze regeling voor je werknemers ook toepassen, als ze voor wat betreft hun kosten in vergelijkbare omstandigheden verkeren als ambtenaren die een dienstreis maken. Je hoeft dan geen bonnen te hebben als bewijs, wat niet wil zeggen dat je niet aannemelijk moet kunnen maken dat de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn.

Let op! Uit eerdere versies van het Handboek Loonheffingen was af te leiden dat alleen de hoogte van de kosten van belang is. Dit is echter veranderd per 2024. Nu moet je zowel voor de hoogte van de vergoedingen als voor de overige voorwaarden aansluiten bij de afspraken uit de cao Rijk. Voor bestaande situaties gaat deze nieuwe eis per 2025 in.

Als je je werknemer meer vergoedt dan bovengenoemde vrijgestelde bedragen, dan moet je het meerdere als loon aanmerken of aanwijzen als eindheffingsloon. Ook hier geldt: indien je meer vergoedt dan de standaard voor ambtenaren, dan kan dat ertoe leiden dat de werknemer niet vergelijkbaar is met een ambtenaar en de ambtenarenregeling om die reden niet geldt.

Ook voor de dga

Ook voor de dga geldt dat hij in aanmerking komt voor een vergoeding voor logies als hij reist voor de zaak. Uiteraard gelden dan ook dezelfde voorwaarden. Attentiepunt is wel dat bij een controle kritischer zal worden gekeken naar de zakelijke reden voor de overnachting, om te voorkomen dat privé-uitstapjes als dienstreizen aangemerkt worden.

Tip! Kijk voor alle voorwaarden en bedragen in het Handboek Loonheffingen.

Vragen?

Dit bericht is gebaseerd op de wet- en regelgeving zoals die gold op de publicatiedatum en bevat een algemene beschrijving. Onze adviseurs adviseren je graag over de actuele mogelijkheden voor jouw specifieke situatie. Neem gerust contact op.