De vergoeding of verstrekking van verblijfskosten is alleen gericht vrijgesteld - en dus belastingvrij - als er sprake is van tijdelijk verblijf. Dit is het geval als je werknemer een zogenaamde ambulante werknemer is.
Reist je werknemer steeds naar verschillende arbeidsplaatsen, dan is hij of zij ambulant. Reist je werknemer doorgaans 1 keer per week naar dezelfde arbeidsplaats op maximaal 20 dagen, dan is hij of zij ook ambulant. De maximaal 20 dagen moet je beoordelen over een zogenoemde referentieperiode.
Zijn er zakelijke redenen voor je werknemer om niet bij de plaats van het werk te gaan wonen? Bijvoorbeeld bij tijdelijke projecten of omdat hij of zij nog in de proeftijd zit? Dan is er ook sprake van tijdelijk verblijf.
Wil je niet elke keer bonnetjes verzamelen als bewijs van de tijdelijke verblijfskosten, dan kun je ook aansluiten bij de vergoedingen voor verblijfskosten aan ambtenaren op dienstreis. Dit kan als je werknemers wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met deze ambtenaren.
Voor binnenlandse dienstreizen kun je in 2023 dan de volgende bedragen voor verblijfskosten belastingvrij vergoeden aan jouw werknemer:
Tip! Je kunt ook meer vergoeden dan deze bedragen. Het meerdere is dan echter wel belast als loon bij jouw werknemer, tenzij je dit meerdere aanwijst in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Houd er daarbij rekening mee dat je dan bij overschrijding van de vrije ruimte in een jaar 80% eindheffing betaalt over deze overschrijding.
Ook voor buitenlandse dienstreizen bestaat een mogelijkheid om aan te sluiten bij de vergoedingen voor verblijfskosten aan ambtenaren op buitenlandse dienstreis.
Heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op.
