Om kosten te besparen met de werkkostenregeling moeten we ervoor zorgen dat alle categorieën zoveel mogelijk benut zijn, waaronder de vrije ruimte. Hierbij is het eerste doel om inzicht te krijgen in welke vergoedingen en verstrekkingen worden gegeven en in welke categorie deze vallen.

Door de eindejaarsuitkering deels netto uit te keren en gebruik te maken van de vrije ruimte, kon de klant kosten besparen.

De klant gaf aan dat hem de omvang van de vrije ruimte niet bekend is. Daarbij wist hij ook niet hoeveel vrije ruimte al benut was. Hiervoor had hij een reden: hij maakt immers bijna geen gebruik van de werkkostenregeling en blijft daardoor zeker binnen de vrije ruimte. Het betalen van een eindheffing van 80% is bij hem dus absoluut niet aan de orde. Prima, toch?

Ja, dat kun je denken. Alleen blijven er in dat geval kansen liggen. Heb je er namelijk wel eens over nagedacht om de niet bestede vrije ruimte optimaal te benutten en hiermee kosten te besparen? Dat had onze klant niet. Ons tweede doel is dan ook: het benutten van de vrije ruimte.

Nadat we samen met de klant de werkkostenregeling in beeld hadden gebracht, wat overigens ook wettelijk verplicht is, was ons duidelijk:

1. wat de klant totaal aan vrije ruimte had;
2. welk deel van de vrije ruimte hij al benut had.

Vervolgens keken we in hoeverre we de vrije ruimte nog groter konden maken.

• Waren de kosten wel in de juiste categorie ondergebracht?
• Konden we de kostenvergoedingen onderbouwen zodat deze niet in de vrije ruimte vielen maar in een andere categorie?

De interesse van de klant was gewekt.

Kosten besparen met eindejaarsuitkering en reiskostenvergoeding

De klant bleek kosten te kunnen besparen met onder andere de eindejaarsuitkering. Hij betaalde namelijk elk jaar een vaste eindejaarsuitkering gebaseerd op een percentage van het loon van de werknemers. Deze eindejaarsuitkering werd altijd bruto betaald.

Door de eindejaarsuitkering deels netto uit te keren en gebruik te maken van de vrije ruimte, kon de klant kosten besparen. Het brutoloonbestanddeel wordt dan namelijk lager, waardoor hij minder premies betaalt. Bijkomend voordeel voor zijn werknemers is dat zij een deel van de uitkering nu netto ontvangen.

Met 30 werknemers in dienst bespaarde dit de klant jaarlijks nog eens € 5.000 aan kosten.

Met een kort rekensommetje schatte de klant de vrije ruimte in op € 40.000. Een premiebesparing over € 40.000 levert gelijk (voorzichtig ingeschat) € 10.000 op! “En dit hadden we dus elk jaar kunnen doen?”, vroeg de klant. Ja! Breng daarom elk jaar de vrije ruimte opnieuw in beeld en bepaal voor welk deel je de vrije ruimte benut voor de eindejaarsuitkering.

Ook bleek de klant de werknemers geen fiscaal optimale reiskostenvergoeding te betalen. Door deze regeling anders in te kleden, krijgen de werknemers in ruil voor een stukje brutoloon een extra netto reiskostenvergoeding. Hier gaan we samen met de klant in de toekomst nog verder mee aan de slag. Met 30 werknemers in dienst kan hem dit jaarlijks nog eens € 5.000 aan kosten besparen.

Gewijzigde afspraken schriftelijk vastleggen

Fijn dat we bij deze klant de werkkostenregeling konden optimaliseren. We moesten de gewijzigde afspraken tussen de werkgever en werknemers nog wel schriftelijk vastleggen.

Een werknemer moet namelijk afzien van een stukje brutovergoeding in ruil voor een stukje nettoloon. Dit kan consequenties hebben voor bijvoorbeeld zijn pensioenopbouw of voor het doorwerken na het ontvangen van eventuele rechten op een WW-uitkering.

Vrije ruimte in 2025

In 2025 bedraagt de vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere.