Een vaste vergoeding voor thuiswerken en/of reizen naar het werk is voor jou als werkgever administratief het makkelijkst. Dit mag wanneer de werknemer in een kalenderjaar ten minste 36 weken, gedurende vijf dagen per week reist tussen woon- en werkplaats. Je kunt je vergoedingen daarbij voor fulltimers dan baseren op 214 werkdagen per jaar. Werkt de werknemer maar een deel van het jaar, dan is de vergoeding 70% van de gewerkte volle werkweken. 

Let op! Je moet de vergoedingen voor parttimers naar evenredigheid aanpassen. Ook als niet de hele week thuis wordt gewerkt of naar het werk wordt gereisd.

Natuurlijk kun je de vergoeding voor reiskosten en thuiswerken ook combineren.

Je kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel die voldoet aan arbonormen, een computer of een noodzakelijke telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.

Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen:

• arbovoorzieningen op grond van de wet;
• gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of je deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of jouw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van je vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.

Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:

• de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
• de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
• de arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
• de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van het Arbobesluit.

Let op! Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in de eventueel beschikbare vrije ruimte van de WKR worden ondergebracht. 

Tip! Zijn zaken niet belastingvrij te vergoeden of te verstrekken, dan kun je ze onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR). Ze zijn dan ook belastingvrij voor de werknemer, maar als je in een jaar meer aan vergoedingen en verstrekkingen hebt dan jouw vrije ruimte, betaal je 80% belasting over het meerdere.

Heb je nog vragen over de werkkostenregeling of vergoedingen bij thuiswerken? Neem gerust contact met ons op.