Schakelen van pioniers- naar systeemorganisatie komt neer op de volgende 3 stappen:

1. Standaardiseren
2. Delegeren
3. Specialiseren

Stap 1: Standaardiseren

Standaardiseren houdt in dat je werkt vanuit vooraf bedachte scenario’s. Hierdoor hoef je niet iedere keer opnieuw na te denken over soortgelijke situaties die zich voordoen in je bedrijf.

Standaardiseren van producten

Bij het standaardiseren van producten staat modulair opbouwen centraal. Dat houdt in dat je verschillende productvariaties ondervangt met één variant: een module. Deze module is gebaseerd op de wensen van de klant. Het is dus van belang dat jij je klanten en hun voorkeuren kent.

De prijs van je producten ligt vanaf nu vast, de klant heeft een beperkt aantal keuzemogelijkheden en de producten worden al gemaakt, voor de klant ze besteld. Hierdoor heb je producten op voorraad, zodat je altijd kunt leveren.

Standaardiseren van processen

Standaardiseren geldt ook voor je processen. Neem bijvoorbeeld het proces voorraadbeheersing in je magazijn. Om niet iedere keer je voorraden te hoeven natellen voordat je inkopen doet, stel je een vaste procedure op. Bijvoorbeeld: iedere werknemer die een artikel uit het magazijn pakt, scant deze af.

Zo ben je er altijd zeker van dat je fysieke voorraad gelijk is aan je administratieve voorraad en kan je tijdig inkopen doen. Ook ontwikkel je standaard templates voor contracten, brieven en andere voorkomende documenten. Deze templates zijn juridisch gecheckt en daar wijk je niet vanaf.

Stap 2: Delegeren

In een systeemorganisatie is de bedrijfsvoering in handen van een team van professionals: het managementteam. Deze stel je dan ook in.

Je zorgt ervoor dat alle fasen van de bedrijfsflow hierin zijn vertegenwoordigd: verkoop, engineering, werkvoorbereiding, inkoop, productie, expeditie en eventueel service.

Samen managen zij de orderstromen. Een bedrijfsleider is voorzitter en stuurt bij indien nodig. Vaak ben jij op de achtergrond wel betrokken, maar hoeft jij je niet bezig te houden met de dagelijkse aansturing.

Overleggen

Overleggen vinden periodiek plaats aan de hand van een vaste agenda en op basis van rapportages waarin onder andere de omzet, kosten, levertijden, klachten en retouren zichtbaar zijn. In veel bedrijven zijn deze gegevens wel beschikbaar, maar worden ze niet gedeeld. Dit vormt dan geen stimulans om de prestaties te verbeteren.

Stap 3: Specialiseren

In een systeemorganisatie denk je na over specialisaties en zorg je dat niet iedereen alles doet. De organisatie wordt opgedeeld in afdelingen en de medewerkers krijgen een functie op een specifiek terrein. Denk aan sales, marketing, communicatie, onderhoud, opleidingen, kwaliteit, arbo en milieu, HR et cetera.