Standaardiseren van processen
Standaardiseren geldt ook voor je processen. Neem bijvoorbeeld het proces voorraadbeheersing in je magazijn. Om niet iedere keer je voorraden te hoeven natellen voordat je inkopen doet, stel je een vaste procedure op. Bijvoorbeeld: iedere werknemer die een artikel uit het magazijn pakt, scant deze af.
Zo ben je er altijd zeker van dat je fysieke voorraad gelijk is aan je administratieve voorraad en kan je tijdig inkopen doen. Ook ontwikkel je standaard templates voor contracten, brieven en andere voorkomende documenten. Deze templates zijn juridisch gecheckt en daar wijk je niet vanaf.
Stap 2: Delegeren
In een systeemorganisatie is de bedrijfsvoering in handen van een team van professionals: het managementteam. Deze stel je dan ook in.
Je zorgt ervoor dat alle fasen van de bedrijfsflow hierin zijn vertegenwoordigd: verkoop, engineering, werkvoorbereiding, inkoop, productie, expeditie en eventueel service.
Samen managen zij de orderstromen. Een bedrijfsleider is voorzitter en stuurt bij indien nodig. Vaak ben jij op de achtergrond wel betrokken, maar hoeft jij je niet bezig te houden met de dagelijkse aansturing.
Overleggen
Overleggen vinden periodiek plaats aan de hand van een vaste agenda en op basis van rapportages waarin onder andere de omzet, kosten, levertijden, klachten en retouren zichtbaar zijn. In veel bedrijven zijn deze gegevens wel beschikbaar, maar worden ze niet gedeeld. Dit vormt dan geen stimulans om de prestaties te verbeteren.
Stap 3: Specialiseren
In een systeemorganisatie denk je na over specialisaties en zorg je dat niet iedereen alles doet. De organisatie wordt opgedeeld in afdelingen en de medewerkers krijgen een functie op een specifiek terrein. Denk aan sales, marketing, communicatie, onderhoud, opleidingen, kwaliteit, arbo en milieu, HR et cetera.
