Eerst keken Jaap en ik naar het aannameproces. Wat kon hierin efficiënter? Uit ons gesprek bleek dat er veel in- en uitstroom was en er veel arbeidsovereenkomsten werden opgesteld, waar veel tijd in zat. De openstaande velden in het contract, zoals het salaris en de NAW-gegevens, werden handmatig gevuld. Om deze reden hebben wij een sjabloon gemaakt voor arbeidsovereenkomsten.

Door dit sjabloon in HR & salaris online te genereren, worden direct alle lege velden gevuld! Zoals:

• Naam
• Geboortedatum
• Woonplaats
• Salaris
• Functie

Het is vervolgens alleen nog een kwestie van controleren! Ook voor andere soorten documenten kan natuurlijk een sjabloon gemaakt worden, denk bijvoorbeeld aan een bruikleenovereenkomst of een wijzigingsovereenkomst.

Jaap hield altijd goed in de gaten welke spullen een medewerker bij uitdiensttreding moest inleveren. Hij wilde dan ook graag gebruikmaken van de functionaliteit ‘Verstrekkingen’.

Hierin legt Jaap nu vast welke verstrekkingen (zoals sleutels of werkschoenen) een medewerker heeft. Bij een uitdiensttreding komen deze verstrekkingen automatisch in HR & Salaris Online naar voren en krijgt de werkgever een melding welke spullen nog moeten worden ingeleverd.

Jaap wilde graag weten hoe hij het beste aflopende contracten of belangrijke data in de gaten kon houden. Het kwam nog wel eens voor dat in alle drukte het aflopen van een contract te laat werd opgemerkt, of dat een jarige medewerker ’s ochtends niet direct tussen de slingers op kantoor zat. Hiervoor hebben we de HR-signaalinstellingen toegepast.

Door het instellen van deze meldingen is Jaap niet meer afhankelijk van het plaatsen van agendameldingen, maar verstuurt HR & Salaris Online automatisch signalen bij onder andere:

• Het aflopen van contracten
• Verjaardagen
• Jubilea
• Verlof
• Zelf ingegeven actiepunten

Maar hier bleef het niet bij, de medewerkers van Jaap zijn regelmatig onderweg en dienen voor de gemaakte kosten declaraties in. Deze kwamen normaal bij de boekhouding terecht die vervolgens de betaling handmatig overmaakte. Hier kwam de declaratiemodule goed van pas. Ook overuren en extra gewerkte uren kunnen via de app worden ingediend. 

De medewerkers dienen via de Nmbrs app de declaraties en overuren in. Zij zetten de declaraties en overuren gelijk op de juiste post, geven een opmerking mee en voegen zelfs (waar nodig) het bonnetje toe. Na goedkeuring van de declaraties of overuren komen deze direct op de loonstrook te staan en gaat het mee in de betalingen. Weer een handeling minder voor Jaap!

De medewerkers zijn steeds meer vertrouwd geraakt met de Nmbrs app. Ook de verlofaanvragen gaan niet meer met een briefje, maar direct via de Nmbrs app. Medewerkers zien hierdoor direct:

• Hun real-time verlofsaldo;
• De status van een verlofaanvraag;
• Desgewenst wanneer andere collega’s vrij zijn.

Jaap kan diverse verlofoverzichten direct uit HR & Salaris Online genereren, zoals een verlofrooster, de verlofkosten en de openstaande aanvragen. Hij hoeft zelf dus geen overzichten meer te maken. Dit bespaart hem en zijn medewerkers tijd en draagt bij aan een zorgeloze vakantie!

Bij veel werkgevers, zo ook bij Jaap, zijn er medewerkers in dienst met certificaten die voor bepaalde tijd geldig zijn en waar herhaalcursussen voor nodig zijn. In HR & Salaris Online hebben wij deze certificaten vastgelegd met een gekoppeld actiepunt.

Wanneer de datum van dit actiepunt wordt bereikt, krijgt Jaap een melding dat het certificaat bijna afloopt en er een herhaalcursus moet plaatsvinden.

Al pratend kwamen we ook bij het onderwerp verzuim. Gelukkig is er bij Jaap een laag verzuim, maar hij vond het wel interessant om de verzuimmodule te zien. Wat hem vooral aansprak, waren de verzuimoverzichten en de automatische meldingen conform de wet poortwachter die het systeem verstuurt, maar ook de koppeling met de arbodienst waarbij de verzuimmeldingen automatisch worden doorgegeven.

“Maar hoe kunnen we nou ons papierendossier vastleggen?”, vroeg Jaap. Hiervoor hebben wij gebruikgemaakt van het digitale dossier in HR & Salaris Online.

Bij alle medewerkers in HR & salaris online kunnen wij nu documenten vastleggen, zoals:

• Contracten
• Arbeidsvoorwaardenregeling
• ID-bewijzen
• Diploma’s
• Bonnetjes van declaraties

Ook is het mogelijk dat deze documenten voor de medewerkers zichtbaar zijn. Zo kunnen zij te allen tijde de arbeidsovereenkomst inzien. Of de arbeidsvoorwaardenregeling; deze maakt Jaap nu in één keer voor al zijn (nieuwe) medewerkers zichtbaar en hoeft hij niet meer apart te versturen.

Daarnaast hebben wij gekeken naar het instellen van HR-workflows voor Jaap, maar dit vond hij voor nu nog een stap te ver in de wereld van automatisering. Dat is toekomstmuziek!