De zomer inluiden met je personeel

Met de vakantie in zicht en de zon in aantocht organiseren veel werkgevers voor hun personeel een bedrijfsuitje of gezellige bijeenkomst op kantoor. Wat zijn de mogelijkheden hiervoor binnen de werkkostenregeling dit jaar?

Home
Nieuws
De zomer inluiden met je personeel

Deel deze pagina

Wel of niet op de werkplek?

11 juli 2024

Vakantie Werkkostenregeling Loonheffingen Personeel

Voor het antwoord op die vraag is om te beginnen van belang waar de activiteit gehouden wordt. Vindt het bedrijfsuitje plaats op de werkplek – je organiseert bijvoorbeeld een borrel of barbecue in de lunchruimte of op het parkeerterrein dat hoort bij jouw kantoor –, dan gelden andere regels dan als het bedrijfsuitje elders plaatsvindt.

Let op! De werkplek is een ruim begrip en omvat alle plekken die in verband met het verrichten van arbeid worden gebruikt waarvoor je als werkgever op grond van de Arbowet verantwoordelijk voor bent, zoals jouw magazijn, kantine en parkeerterrein of fietsenstalling op het bedrijfsterrein.

Niet op de werkplek: consumpties en maaltijden belast

Bij een bedrijfsuitje dat niet op de werkplek plaatsvindt, zoals een bezoekje aan bijvoorbeeld een pretpark of een barbecue bij een horecagelegenheid, is de waarde ervan volledig belast voor de loonheffingen. Dit betekent dat jouw werknemer loonheffingen moet betalen over de kosten van entree, de consumpties, de maaltijd en de reis ernaartoe, als hiervoor bijvoorbeeld een bus wordt gehuurd. Je moet dan uitgaan van het factuurbedrag inclusief btw.

Wil je jouw personeel hiervoor niet zelf belasten, dan kun je ook de kosten van een dergelijk uitje onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Dit zal echter al snel in de papieren lopen, dus houdt hier de vrije ruimte goed in de gaten. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing over de overschrijding.

Let op! Bij een uitje dat niet plaatsvindt op de werkplek, wordt een maaltijd belast tegen de werkelijke kosten en kun je dus niet uitgaan van het normbedrag van € 3,90.

Mariëtte te Kaat Adviseur loonheffingen

Specialist op het gebied van loonheffingen

Ik maak onderdeel uit van het specialistenteam loonheffingen en ik ben nooit gebonden aan één locatie. Dit geeft mij de flexibiliteit om altijd op de juiste plek te zijn; daar waar klanten en collega’s mij nodig hebben. Mijn drijfveer is om altijd het beste resultaat te leveren, ongeacht de context of de uitdaging.

Neem contact op

Kosten partners en kinderen werknemers

Mag je personeel bij het bedrijfsuitje ook de partner of zelfs de kinderen meebrengen? Dan moet je bij een feestje op de werkplek waarbij ook een maaltijd verstrekt wordt, ook voor de partners en kinderen € 3,90 per persoon in aanmerking nemen voor de maaltijd. Betaalt de werknemer de loonheffing, dan wordt de € 3,90 voor de partner en de kinderen bij de werknemer meegenomen. Wijs je het feestje toe aan de vrije ruimte van de WKR, dan komt dus voor elke partner en kind ook € 3,90 ten laste van de vrije ruimte.

Vindt het bedrijfsuitje niet op de werkplek plaats, dan betaalt de werknemer ook loonheffing over het aandeel van de partner en kinderen in de kosten. Als je de kosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR, moet je alle kosten toewijzen. Je mag dus niet de kosten van de partner en kinderen daarvan uitsluiten.

Dga

De dga die op de loonlijst van de werkmaatschappij staat, loopt gewoon mee in de hiervoor beschreven regels. Een dga is immers ook een werknemer.

Dat is anders voor de dga die in zijn holding op de loonlijst staat en via een managementovereenkomst door de holding te werk is gesteld in de werkmaatschappij. Voor deze dga hoeft de werkmaatschappij geen rekening te houden met € 3,90 voor de maaltijd van het feestje op de werkplek. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over deze € 3,90. De holding kan er ook voor kiezen deze € 3,90 onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.

Tip! Vindt het bedrijfsuitje plaats buiten de werkplek? Dan hoeft het aandeel van de dga die niet op de loonlijst van de werkmaatschappij staat niet meegenomen te worden in de werkmaatschappij. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over dit aandeel. Maar ook hier kan de holding ervoor kiezen dit aandeel onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.

Vragen?

Dit bericht is gebaseerd op de wet- en regelgeving zoals die gold op de publicatiedatum en bevat een algemene beschrijving. Onze adviseurs adviseren je graag over de actuele mogelijkheden voor jouw specifieke situatie. Neem gerust contact met ons op.

Zo haal je het maximale uit de WKR

De juiste toepassing van de werkkostenregeling levert je voordelen op! Maar hoe pak je dit aan? Wij leggen je in deze whitepaper uit hoe jij het maximale uit de werkkostenregeling haalt.